Datenschutzhinweise – SDGM Eigentümerportal
ENTWURF (Stand 25.09.2026) – vor dem Livebetrieb mit den Datenschutzhinweisen des SEV-Vertrags V1.0 abgleichen und rechtlich prüfen lassen.
1. Verantwortlicher
Süddeutsche Gebäudemanagement GmbH, Starenweg 6, 74541 Vellberg, Telefon 0791 - 20215021, E-Mail info@sdgm.services. Geschäftsführer: Dominik Wolter.
2. Zweck und Rechtsgrundlage
Das Portal dient der Durchführung des Vertrags über die Sondereigentumsverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung von Informationen zu Ihrer Einheit, Austausch von Unterlagen und Kommunikation mit SDGM. Soweit Daten Ihrer Mieter verarbeitet werden, geschieht das zur Erfüllung des Verwaltungsauftrags und in Ihrem berechtigten Interesse als Vermieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); es werden nur die dafür erforderlichen Daten angezeigt.
3. Welche Daten wir verarbeiten
- Zugangsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), zweiter Faktor (Passkey bzw. Authenticator-Schlüssel).
- Objektdaten: Einheiten, Lage, Fläche, Vermietungsstatus.
- Von Ihnen oder uns hochgeladene Dokumente sowie Nachrichten inklusive Fotos, Videos und Sprachnachrichten.
- Zugriffsprotokoll: Zeitpunkt, Person, Aktion und IP-Adresse bei Anmeldung, Datei-Abruf und Änderungen.
- Für Benachrichtigungen: die technische Push-Adresse Ihres Geräts.
4. Sicherheit
Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS). Dateien werden verschlüsselt gespeichert. Jeder Zugang ist durch einen zweiten Faktor geschützt. Jede Person sieht ausschließlich die Objekte, für die sie freigeschaltet ist. Fotos werden beim Hochladen neu gespeichert, dabei werden eingebettete Metadaten (z. B. GPS-Position) entfernt.
5. Empfänger und Hosting
Das Portal läuft auf einem Server in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union (Hoster: IONOS SE, Montabaur; Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Benachrichtigungs-E-Mails enthalten keine Inhalte, nur den Hinweis auf eine neue Nachricht. Push-Benachrichtigungen werden über den Dienst des Geräteherstellers (Apple, Google, Mozilla, Microsoft) zugestellt und enthalten ebenfalls keine Inhalte. Für die interne Aufgabenverwaltung von SDGM wird lediglich vermerkt, dass zu einem Objekt ein Eingang vorliegt – ohne Inhalt.
6. Speicherdauer
Daten werden für die Dauer des Verwaltungsvertrags gespeichert. Nach Vertragsende wird der Zugang gesperrt; Nachrichten und Unterlagen werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 6 bzw. 10 Jahre nach HGB/AO) gelöscht.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg). Eine vollständige Kopie Ihrer Daten können Sie jederzeit selbst im Portal herunterladen (Ihr Name oben rechts → „Meine Daten herunterladen“).
8. Cookies und Tracking
Das Portal verwendet keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken und kein Tracking. Im Browser wird lediglich Ihr Anmeldeschlüssel gespeichert, solange Sie angemeldet sind.